As atividades da 14º edição do
Programa VAI estão chegando em sua reta final. Hora de se preparar para a
prestação final de contas.
Os coletivos têm 60 dias a partir
da data de encerramento do projeto para comparecer à SCM e fazer a prestação de
contas – quem propôs um projeto curto já entrou neste período. Logo
que o coletivo esteja com tudo preparado para a prestação de contas, a
entrega dos documentos já pode ser agendada com o técnico responsável. Os grupos que participaram da
edição de 2017 e se inscreverem na edição deste ano terão prioridade na
finalização das contas.
Quais documentos deverão ser entregues? - No dia agendado para a
prestação de contas final, o grupo deverá apresentar os documentos abaixo,
trazendo os originais e cópias digitalizadas (em arquivo PDF e reunidas em um pen
drive ou HD externo):
a)
Relatório Final
de Atividades, que deverá ser preenchido
online e enviado. Faça também uma cópia impressa do relatório, a ser rubricada pelo
proponente em todas as páginas e assinada e datada na última.
b) Comprovação das atividades realizadas, que poderá ser feita por fotos, flyers, reportagens de jornais e revistas, declarações
dos espaços ocupados, material de divulgação, listas de presença. Importante
que tudo esteja organizado na forma de um relatório e bem identificado.
c)
A planilha do Demonstrativo
de Despesas e Quadro Síntese, devidamente preenchidos – é a mesma já utilizada na prestação
parcial, que tem uma aba para a final. Trazer também em arquivo em excel (.xls) para eventuais correções.
d)
Extratos bancários
da conta corrente e da aplicação financeira:
cobrindo todo o período após a primeira prestação de contas.
e)
Notas Fiscais,
Cupons fiscais e Recibos referentes aos
gastos realizados após a primeira prestação de contas.
f)
Quatro exemplares
físicos de cada produto final do projeto – quando for o caso.
g)
Anexos: 1 - sobre
a destinação de materiais produzidos
(caso o coletivo tenha criado algum produto: livro, CD, DVD, cartilha, etc,
durante o projeto) e 2 - Destinação de produtos
adquiridos (se
for o caso).
Acesse a aba Prestação de Contas 2017 para ter acesso a orientações e aos
modelos utilizados
10 DICAS PARA FACILITAR A PRESTAÇÃO DE
CONTAS
1. É
bom que os materiais da prestação de contas sejam preparados e organizados pelo
grupo todo. Assim, não se sobrecarrega ninguém e todos ficam entendendo o
processo.
2. A
presença do proponente na entrega e conferência da documentação é obrigatória,
mas é interessante a presença de todo o coletivo ou ao menos de alguns
integrantes. Assim, todos podem
acompanhar e participar dos encaminhamentos que forem necessários.
3. O
grupo terá que devolver o saldo remanescente do projeto. No dia da prestação de
contas, o técnico emitirá uma guia para que esse valor seja devolvido. O mesmo
para valores já gastos pelo coletivo, se constatada alguma despesa irregular.
4.
Cada comprovante de gasto (notas, cupons,
recibos) deve ser lançado em uma linha na tabela de demonstrativo, agrupado por
tipo de despesa e por ordem de data. Não junte
notas e recibos em uma única linha, nem separe os produtos da mesma nota em
linhas diferentes.
5.
As notas fiscais,
recibos e extratos devem ser organizados por ordem de data e por item de despesa,
para facilitar a consulta e conferência se necessário.
6.
A descrição do gasto no demonstrativo deve
corresponder à descrição da nota fiscal/recibo.
7.
Não deixem para fazer tudo em cima da hora. O
melhor, sempre, é quando a coleta e a organização de documentos ocorrem ao
longo de todo o projeto.
8.
Para comprovar as atividades, podem ser usados
prints de blogs, páginas e postagens de divulgação nas redes sociais,
divulgação, lista de presença, lista de inscrições, carta do local que cedeu
espaço para a realização da atividade. Valem vídeos e fotos também. Quanto às
fotos, é importante que mostrem bem as atividades, em momentos diferentes. E
não precisam ser muitas: o mais importante é que sejam bem selecionadas e
estejam identificadas com informações das atividades a que se referem (nome da
atividade, local, data, identificação dos presentes, etc).
9.
Ao digitalizar os documentos, cuidado: vejam se
estão legíveis, inteiros e na posição correta. E ao nomear os arquivos,
coloquem nomes de fácil identificação, como “extratos de conta corrente”. Nomes
genéricos (como “img 001”) dificultam o trabalho de todos.
10. Todos
os documentos devem ser guardados por 5 anos: o projeto aprovado, com orçamento
e plano de trabalho, termo de responsabilidade, relatórios, planilhas financeiras,
comprovantes de despesas, enfim, todo o material apresentado.